Personalabteilung / Datenschutzbeauftragte/r
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Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO und Einsicht in die Personalakte – Personalnummer [Personalnummer]
Sehr geehrte Damen und Herren,
in meiner Eigenschaft als betroffene Person im Sinne des Art. 4 Nr. 1 der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung, nachfolgend DSGVO) nehme ich Sie als Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO in Anspruch und mache hiermit den Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO seinem gesamten Umfange nach geltend.
Vorab wird um Bestätigung darüber ersucht, ob mich betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Für den Fall, dass dies zu bejahen ist, wird um Auskunft über die Daten selbst, die Zwecke ihrer Verarbeitung und die jeweilige Rechtsgrundlage, die Kategorien der Daten, die Empfänger, gegenüber denen die Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, die geplante Speicherdauer beziehungsweise die Kriterien für deren Festlegung, sämtliche verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, soweit sie nicht bei mir erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling ersucht. Die Empfänger sind nach dem Urteil des Gerichtshofs der Europäischen Union vom 12. Januar 2023 (C-154/21) grundsätzlich namentlich zu benennen. Soweit Daten an Empfänger in Drittländern übermittelt werden, bitte ich um Unterrichtung über die geeigneten Garantien nach Art. 46 DSGVO.
Ausdrücklich erstreckt sich das Ersuchen auf die Personalakte einschließlich aller Neben- und Teilakten, auf Leistungs- und Verhaltensbeurteilungen, Abmahnungen und Vermerke, auf Arbeitsunfähigkeits- und sonstige Gesundheitsdaten, auf Daten aus Zeiterfassung, Zugangskontrollen und Videoüberwachung, auf Protokoll- und Nutzungsdaten von IT-Systemen, Telefonie, Dienstfahrzeugen und Diensthandys, auf Daten in Personal- und Bewerbermanagementsystemen sowie auf Übermittlungen an Konzerngesellschaften, Dienstleister wie Lohnabrechnung oder Personalberatung, Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden und Empfänger in Drittländern.
Gemäß Art. 15 Abs. 3 DSGVO verlange ich eine Kopie sämtlicher mich betreffender personenbezogener Daten, insbesondere von [konkret bezeichnen, etwa E-Mails mit Bezug zu meiner Person aus dem Zeitraum X bis Y, Beurteilungen, Gesprächsprotokolle]. Unabhängig davon mache ich mein Recht auf Einsicht in meine vollständige Personalakte nach § 83 Abs. 1 des Betriebsverfassungsgesetzes geltend und bitte um einen Terminvorschlag.
Die Auskunft ist nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO unverzüglich, spätestens jedoch binnen eines Monats nach Zugang dieses Schreibens, zu erteilen. Für den Fall fruchtlosen Fristablaufs bleibt die Erhebung einer Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde ausdrücklich vorbehalten.
Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname]